Policy whistleblowing

Buildbull S.r.l. (di seguito “BuildBull” o la “Società”) intende promuovere una cultura aziendale caratterizzata da comportamenti corretti e da un buon sistema di corporate governance.

La presente Policy Whistleblowing (di seguito la “Policy”) adottata da BuildBull è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione (di seguito, anche la “Segnalazione” o le “Segnalazioni”).

La presente Policy definisce pertanto adeguati canali di comunicazione per la ricezione, l’analisi ed il trattamento delle Segnalazioni di comportamenti illegittimi all’interno della società.

I principi di cui alla presente Policy in ogni caso non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia alle Autorità Giudiziaria, di Vigilanza o regolamentari competenti.

1. DESTINATARI

Destinatari della presente Policy (di seguito, anche i “Destinatari” e/o “Segnalanti”) sono:

1. i componenti degli organi sociali;
2. i dipendenti della Società;
3. i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder della Società (di seguito, anche i “Terzi”).

2. COMPORTAMENTO ILLEGITTIMO OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

I Destinatari potranno inviare una Segnalazione alla Società ogni qual volta riscontrassero ipotesi di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano o possano costituire una violazione o induzione a una violazione di leggi e regolamenti, principi di controllo interno, policy e norme aziendali di BuildBull e/o che possano causare un danno di qualunque tipo alla stessa società, oltre che ai clienti, soci, partner, terzi e, più in generale, alla collettività (di seguito “Comportamento illegittimo”).

3. LA SEGNALAZIONE

I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di un Comportamento illegittimo posto in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente Policy segnalando senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi.

Le Segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima.

La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati.

È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:

• una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
• data e luogo in cui l’evento è accaduto;
• nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;
• nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Ai fini della corretta gestione della Segnalazione, la Società ha provveduto a nominare un Responsabile della Segnalazione nella persona di Savino Maiorella, che sarà l’unico incaricato a gestire le segnalazioni.

I Destinatari potranno inviare una Segnalazione secondo le seguenti modalità:

• e-mail, all’indirizzo di posta elettronica dedicato e accessibile esclusivamente dal Responsabile della Segnalazione: whistleblowing@buildbull.com. Ove si utilizzi tale canale, si raccomanda al Segnalante, che intenda presentare la Segnalazione in forma anonima, di utilizzare un indirizzo di posta elettronica anonimo, se del caso appositamente creato per la Segnalazione, che non riconduca all’identità del Segnalante stesso;
• comunicazione scritta da inviare a mezzo posta a Buildbull S.r.l., con sede legale in 00198, Roma (Italia), Via Lutezia n. 2, all’attenzione del Responsabile della Segnalazione sopra indicato. Il plico dovrà essere opportunamente sigillato e recare ben evidente la dicitura “NON aprire – Riservata per il Responsabile Whistleblowing”.

Resta inteso che in sede di verifica sulla fondatezza della Segnalazione ricevuta, chiunque l’abbia effettuata potrà essere contattato per la richiesta di ulteriori informazioni che risultassero necessarie all’istruzione della stessa.

4. GARANZIA DI RISERVATEZZA, TUTELA DEI DATI PERSONALI E DIVIETO DI RITORSIONE

Ai sensi del decreto legislativo 24/2023, attuativo della Direttiva UE n. 1937/2019, (di seguito il “Decreto whistleblowing”) la Società, anche al fine di incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del Segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata.

Ai sensi dell’art. 12, comma 2 del Decreto whistleblowing, la Società garantisce che tutte le segnalazioni e le informazioni ivi contenute al loro interno saranno trattate unicamente dal Responsabile della Segnalazione, espressamente autorizzato a trattare tali dati ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito il “GDPR”).

I dati personali del Segnalante, delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, potranno essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione.

Tali soggetti sono da individuarsi tutti come autonomi Titolari del trattamento.

Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

Quanto all’identità del Segnalante:

• nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente instaurati, l’identità del Segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.;
• nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del Segnalante non sarà rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria;
• nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del Segnalante non potrà essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

La Società dichiara che non sarà tollerata alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione.

La Società si riserva, inoltre, il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato Segnalazioni in conformità alla presente Policy, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al Segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato.

Resta inteso che la Società potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, abbia effettuato Segnalazioni false, infondate o opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella Segnalazione.

5. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Le attività di gestione della Segnalazione saranno di competenza del Responsabile della Segnalazione, cui è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza nei confronti di tutti i soggetti coinvolti.

Nel corso delle verifiche, il Responsabile della Segnalazione potrà avvalersi, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta e il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione.

In tale ipotesi, la Società assicura che la segnalazione sarà comunque coperta dalle garanzie di riservatezza previste dal Decreto whistleblowing.

La gestione della Segnalazione avverrà nei termini e modalità previste dal Decreto whistleblowing. In particolare, il Responsabile della Segnalazione si impegna a:

1. rilasciare al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro (10) dieci giorni dalla data di ricezione;
2. mantenere le interlocuzioni con il Segnalante e, ove lo ritenesse opportuno, richiedere a quest'ultimo, se necessario, eventuali integrazioni;
3. fornire riscontro alla Segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione con le stesse modalità utilizzate dal Segnalante per l’invio della Segnalazione, salvo sua eventuale diversa indicazione.

Gli adempimenti di cui al punto c. del presente articolo 5 saranno garantiti, unitamente alle relative motivazioni, anche qualora, a conclusione delle analisi svolte dal Responsabile della Segnalazione, dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, tali per cui la stessa sarà archiviata.

Nell’ipotesi in cui il Segnalante risultasse corresponsabile per gli atti o i fatti oggetto della propria Segnalazione, la Società garantirà allo stesso un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la gravità degli atti e dei fatti segnalati nonché con la disciplina applicabile.